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smart@work: Erfolgreiches Digitales Onboarding - ein Erfahrungsbericht
Spätestens die Auswirkungen der Coronakrise haben uns vor Augen geführt, wie wichtig ein solider digitaler Onboarding-Prozess in der heutigen Arbeitswelt ist. Pandemiebedingt war es für einige Unternehmen gar nicht mehr möglich, traditionelles «Face-to-Face» Onboarding durchzuführen. So starteten viele neue Mitarbeitende mehrheitlich oder komplett im Homeoffice in Ihre neue Anstellung. Auch Alexander Kessinger fand sich in dieser Situation wieder, als er Anfang Jahres seine neue Stelle als Teamleiter Identity & Access Management an der Universität Basel antrat. In diesem Beitrag von smart@work erzählt uns der IT-Profi, wie er sein digitales Onboarding erlebt hat, wie ihn seine Arbeitgeberin mithilfe digitaler Tools und klarer Strukturen unterstützte und warum es wichtig ist, dass wir auch in Videokonferenzen Emotionen zulassen.
Interview
Sie haben Anfang Jahr Ihre neue Stelle als Teamleiter Identity & Access Management an der Uni Basel begonnen. War es so ausgemacht, dass Sie Ihre neue Stelle im Homeoffice starten würden?
Meine Position im Homeoffice zu starten war eigentlich nicht der Plan gewesen. Als ich meinen Arbeitsvertrag im Juni 2020 unterschrieb, bestand damals die Hoffnung, dass sich das Virus bis dann «verabschiedet». Leider kam es dann aber anders. In den ersten drei Wochen meines Onboardings war ich jeweils noch am Montag vor Ort. Danach verlagerte sich meine Position aber aufgrund der sich verschlechternden Corona-Situation und der daraus resultierenden strengeren Massnahmen vollständig ins Homeoffice.
Ihr Onboarding-Prozess hat dementsprechend überwiegend digital stattgefunden. Wie haben Ihre ersten Arbeitswochen konkret ausgesehen?
Da ich am Anfang meines Onboardings montags vor Ort war, wurden mir an meinem ersten Tag die Räumlichkeiten gezeigt. Es waren nur sehr wenige Leute vor Ort, aber ich konnte so zumindest drei meiner Kolleginnen und Kollegen kennenlernen. Während meines gesamten Onboardings stand mir ein «Einarbeitungsgötti» zur Seite. Mein Götti hatte die Position vor mir «ad interim» inne und konnte mich so optimal auf meine neue Aufgabe vorbereiten. Er nahm sich bereits vor meinem Stellenantritt Zeit, meine zukünftigen Aufgaben mit mir in mehreren Meetings anzuschauen. Einen solchen Ansprechpartner zu haben, hat mir natürlich ungemein geholfen.
Nach meinem Start hatte ich jeweils ein tägliches Meeting mit den anderen Teamleitern und eines mit meinem eigenen Team. Von der Uni erhielt ich einen Einarbeitungsplan, welcher sehr umfangreich war, und für jeden neuen Mitarbeitenden in den IT-Services (ITS) der Uni Basel so gehandhabt wird. Der Plan beinhaltete diverse Anlaufstellen, Dokumente und Aufgaben, die es für mich zu lösen galt. Es war allerdings nicht so, dass meine Tage dadurch vollkommen durchgeplant waren. Stattdessen konnte ich es mir zeitlich selbst einteilen, wann ich die Tasks lösen möchte.
Haben Sie bereits vor Ihrem ersten Arbeitstag Unterlagen von Ihrem neuen Arbeitgeber erhalten?
Ja, alle Neuangestellten an der Uni erhalten ein Onboarding-Kit, welches sämtliche wichtigen HR-Unterlagen enthält. Mein «Götti» hat mir ebenfalls vor meinem Stellenantritt Unterlagen zur Einarbeitung zugestellt und mir Tipps gegeben, in welche Themen ich mich einlesen sollte. Eine weitere wichtige Informationsquelle für mich war zudem die Webseite der Universität Basel. Dort steht eine Fülle an Informationen, die allen öffentlich zugänglich ist.
Wie war es für Sie, die Arbeitskollegen/-innen zunächst nur digital kennenzulernen? Wie hat sich dies auf Ihre Integration ins Team ausgewirkt?
Im Grossen und Ganzen hat es recht gut funktioniert. In den ersten Wochen bin ich nur einem Bruchteil meiner Kolleginnen und Kollegen physisch begegnet. Den Rest habe ich rein digital kennengelernt. Selbst meinem Chef habe ich erst nach zwei Monaten zum ersten Mal in Person getroffen. Durch die Daily Meetings und die monatlichen Info-Anlässe innerhalb der IT-Abteilung hatte ich aber einen guten Austausch mit meinen Kolleginnen und Kollegen und konnte alle Gesichter kennenlernen.
Was mir persönlich sehr geholfen hat, war, dass ich mir das Organigramm der Universität ausdruckte und «One-to-One» Meetings mit allen Team- und Bereichsleitern organisierte. Durch diese «virtuellen Kaffeepausen» konnte ich innert kürzester Zeit meine Peers im Gespräch kennenlernen. Schön war, dass wir uns nicht nur über Arbeitsthemen austauschten, sondern auch Small Talk und private Themen besprochen wurden. Dies geht in der digitalen Kommunikation viel zu oft vergessen.
Welche Tools oder Prozesse haben Ihnen bei der Einarbeitung am meisten geholfen?
Einerseits war mir das Wiki im Intranet der Universität eine grosse Hilfe. Hier konnte ich eine Fülle an Informationen nachschauen. Andererseits die Videokonferenz-Software: Innerhalb meines Teams verwenden wir Slack und für Meetings ausserhalb entweder Zoom oder Webex. Es ist unheimlich wichtig, dass wir diese Technik nutzen können und sie stets funktioniert, da sie unseren «Draht nach aussen» darstellt.
Und inwiefern haben Ihnen Ihr Team und Ihre Abteilung das digitale Onboarding erleichtert?
Was mir sehr geholfen hat, war die generelle Einstellung im IT-Department. Alle waren stets verständnisvoll und hilfsbereit. Mein Onboarding hat sich dadurch warm und herzlich angefühlt. Ich fühlte mich zu keinem Zeitpunkt deplatziert in meiner neuen Rolle, sondern von Anfang an wahrgenommen.
Was war für Sie die grösste Herausforderung im digitalen Onboarding-Prozess?
Ich würde es «digitale Vereinsamung» nennen. Diese hat bei mir etwa im Mai eingesetzt, nachdem ich bereits ein paar Monate im Homeoffice gearbeitet hatte. Grundsätzlich gilt bei uns eine «Video an»-Kultur, was ich sehr begrüsse. Aber die Arbeitskolleginnen und Kollegen per Videochat zu treffen, ist dennoch nicht dasselbe, wie physisch im selben Raum mit ihnen zu sein. Emotionen und Körpersprache lassen sich über Video einfach nicht gleich wahrnehmen. Ausserdem beschränkt sich der Austausch online oftmals nur auf Arbeitsthemen. Dadurch fehlt das Informelle. Heute bin ich glücklicherweise wieder 2-3 Tage im Büro, seit sich die Uni anfangs Juli für Öffnungsschritte entschieden hat. Ich muss sagen, dass ich diesen Mix nach einem halben Jahr Homeoffice sehr angenehm finde. Heute suche ich den Small Talk und die kurzen Gespräche an der Kaffeemaschine, denen ich vor dieser Zeit vielleicht eher mal aus dem Weg gegangen wäre.
Was wäre Ihr Rat aus der Sicht eines Arbeitnehmers, was Unternehmen tun können, um neuen Mitarbeitenden die digitale Einführung in eine neue Rolle zu erleichtern?
Ich finde wichtig, dass in diesen Zeiten eine digitale Kultur geschaffen wird. Das muss nicht kompliziert sein und kann aus kleinen Dingen, wie etwa «die Kamera ist immer an» bestehen. Man sollte beispielsweise nach einer tollen Präsentation auch mal Applaus geben. Die Emoji-Funktion ist ein gutes Werkzeug, um Stimmung und Gefühle zu kommunizieren und es gibt keinen Grund sich davor zu scheuen. Solche Massnahmen helfen dem Gegenüber die Emotionen der Teilnehmenden besser einzuschätzen, da andere soziale Indikatoren wie Körpersprache bei Videokonferenzen fehlen. Wichtig ist, dass wir Emotionen in der digitalen Kommunikation zulassen und diese nicht belächeln.
