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Meeting-Diät: Firmen sagen Sitzungsmarathon den Kampf an
Darum geht's in Kürze
Seit der Corona-Pandemie gibt es in vielen Unternehmen mehr Online-Meetings und -Sitzungen als vorher. Zum einen wurden während der Pandemie fehlende Kontaktmöglichkeiten mit virtuellen Meetings kompensiert, zum anderen bringt der Trend flacherer Hierarchien ohnehin viel mehr Bedarf an Absprachen und Koordination mit sich. Meetings gelten als vermeintlich einfaches Instrument, um sich zu koordinieren.
Erschreckende Zahlen
Durchschnittlich haben Mitarbeitende 11 bis 15 Meetings pro Woche, Chefinnen und Chefs sogar bis zu deren 37. Gemäss einer Trendstudie der Universität St. Gallen bei deutschen Unternehmen verbringen Mitarbeitende 15 Prozent ihrer Zeit in virtuellen Meetings und 28 Prozent im Homeoffice. Die Daten für die Studie wurden 2021 während der Pandemie erhoben. Doch die Erkenntnis hat heute noch Gültigkeit: Je höher der Anteil der verbrachten Arbeitszeit im Homeoffice ist, desto mehr Zeit verbringen die Mitarbeitenden in virtuellen Sitzungen.
«Wenn man morgens bis abends von Meeting zu Meeting hetzt, ist das ein Stressfaktor.»
Universität St. Gallen
Der omnipräsente Sitzungsmarathon
Die Pandemie ist vorbei, die hohe Zahl an Meetings ist geblieben. Zudem dauern die Meetings inzwischen auch länger. «Die Meetingzeit ist nochmals um zehn Prozent gestiegen», sagt Petra Kipfelsberger von der Universität St. Gallen. Das ist ungesund.
«Wenn man in die Agenda schaut und morgens bis abends durchgetaktet ist und von Meeting zu Meeting hetzt, ist das ein Stressfaktor, der sich negativ auf das Wohlbefinden auswirkt», sagt Kipfelsberger.
Der neue Ansatz «New Work»
Viele Firmen streichen jetzt darum Meetings zusammen. Denn eine gesunde Sitzungskultur kann auch dazu beitragen, einem Burn-out vorzubeugen. Gemäss SRG-Umfrage fühlt sich immerhin ein Viertel der Befragten gefährdet. Auch der deutsche Konsumgüterkonzern Henkel hält seine Mitarbeitenden an, Sitzungen zu streichen. «In einigen Teams hat sich ein Meetingmarathon etabliert, den es vor der Pandemie nicht gab», so Franziska Schatt, Corporate Director HR bei Henkel. Sie verantwortet unter anderem das Thema «New Work», also moderne Arbeitsformen in Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung.
Als zentrale Werte von «New Work» gelten flexible Lebensgestaltungen, Freiheit, Selbstständigkeit und dennoch Zugehörigkeit zu einer Organisation. Das Thema Sitzungskultur ist darum ein wichtiger Teil moderner Arbeitswelten. «Wir wollen Mitarbeitende schützen vor zu hoher Meetinglast, indem wir ihnen Tipps und Tricks an die Hand geben», so Schatt.
«Wir empfehlen: Kill a meeting.»
Den Fokus wiederfinden
Die Empfehlungen sind formuliert in griffigen Merksätzen. Zum Beispiel: «Kill a Meeting»: Jeder soll seinen Sitzungskalender regelmässig kritisch beurteilen und den Mut haben, Sitzungen zu streichen oder Zeit zum Vorhinein blockieren. Ideal ist sogenannte Fokus-Zeit, also ein paar Stunden am Stück oder gar einen ganzen Tag ohne Sitzung. «Fokus-Zeit ist sehr wichtig, damit man auch mal zum Arbeiten kommt», betont Schatt.
Quelle: «SRF», Lucia Theiler, 2024
Passend zum Thema: «dialog» Wer ist für Burn-outs verantwortlich? Die Community ist gespalten.
Tipps für Sitzungen ohne Frust
Warnsignale beachten:
Sind jene, die am Meeting teilnehmen, auch präsent? Petra Kipfelsberger sagt, Multitasking während Sitzungen sei ein Warnsignal dafür, dass Mitarbeitende zu wenig Zeit haben, um Arbeitslast abzubauen und dies darum während den Meetings machen.
Teilnehmerliste hinterfragen:
Jeder und jedem soll klar sein, in welcher Rolle sie oder er an der Sitzung dabei ist. Warum soll wer mit wem sprechen? Wer nichts beitragen kann, soll nicht eingeladen werden.
Klare Agenda:
Welches sind die Traktanden? Was sollen/können die Teilnehmenden vorbereiten?
Klare Leitung der Sitzung:
Alle sollten zu Wort kommen können.
Keine Angst vor Gesichtsverlust:
Wenn Teilnehmende sich nicht vorbereiten konnten oder zu vieles noch unklar ist, ist es besser, eine Sitzung abzusagen statt am Termin festzuhalten.
Pünktlich anfangen und aufhören:
Ein Drittel der Meeting-Zeit ist vergeudet durch Warten auf Teilnehmer.
Fünf Minuten früher aufhören:
Meeting-Zeiten entweder auf 25 oder 55 Minuten ansetzen, damit jene, die dennoch weiter müssen, eine kurze Pause haben zwischen den Meetings.
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