Fallstricke bei Remote Work Abroad

Work Selection leuchtet das Thema des vorübergehenden Arbeitens im Ausland «Remote Work Abroad» im Interview mit einer Expertin aus.

Ein Interview mit Frau Prof. Dr. Isabelle Wildhaber von der Universität St. Gallen, Direktorin des Forschungsinstituts für Arbeit und Arbeitswelten mit einem Lehrstuhl für Privat- und Wirtschaftsrecht sowie Delegierte für Gleichstellung, Diversität & Inklusion.

 

Um was geht es bei vorübergehendem Arbeiten im Ausland – auch Workation genannt?

In der heutigen global vernetzten, post-pandemischen Landschaft hat sich Remote Work zur neuen Norm entwickelt. Sie wird von talentierten Fachkräften stark nachgefragt und ist häufig ein entscheidendes Element bei der Rekrutierung und bei der Bindung von Mitarbeitern. Vermehrt fragen Arbeitnehmer, ob es wohl möglich sei, dass sie temporär ein paar Wochen oder Monate aus dem Ausland arbeiten dürften. Temporäres aus dem Ausland arbeiten («Remote Work Abroad») bedeutet, dass Arbeitnehmer vorübergehend von einem anderen Land aus arbeiten als dem, in dem sie wohnen und in dem sie beschäftigt sind. Oft wird von «Workations» gesprochen. Dieser Begriff lässt aber ausser Acht, dass Arbeit Arbeit ist, auch wenn sie unter Palmen geschieht. Und häufig ist der Grund für ein Arbeiten im Ausland nicht der Strand, sondern die Familie.

Deshalb ist Remote Work Abroad der zutreffende Begriff und grenzt sich auch klar zum allgemein bekannten Begriff Homeoffice ab. Homeoffice gehört ebenfalls zu den Remote Work Plätzen, aber befindet sich in den Räumen des Mitarbeiters.

 

Was sind denn die Vorteile von Remote Work Abroad?

Arbeitnehmer lieben die Möglichkeit, Arbeit und Urlaub im sonnigen Spanien oder einen ausgedehnten Familienbesuch in ihrem Herkunftsland miteinander zu verbinden. Ihre Zufriedenheit erhöht sich, ihre Bindung und ihre Produktivität verbessern sich. Arbeitgeber freuen sich über die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern eine hoch geschätzte Leistung zu bieten, die kaum Kosten verursacht. Sie erkennen die Möglichkeit des Employer Branding, um vorhandene Talente an sich zu binden und ein attraktiver Arbeitgeber für neue Mitarbeiter zu sein.

 

Warum zögern viele Unternehmen, Remote Work Abroad anzubieten?

Die Schweizer Unternehmen sind sich der Compliance-Risiken im Zusammenhang mit Mitarbeitern, die temporär im Ausland arbeiten, durchaus bewusst. Diese Risiken sind der Hauptgrund, dass Schweizer Unternehmen – wenn sie denn arbeiten im Ausland überhaupt erlauben – die Tage pro Jahr auf eine bestimmte Anzahl und auch die Zielländer begrenzen. Diese beiden Beschränkungen sind darauf zurückzuführen, dass die Arbeitgeber potenzielle Compliance-Risiken befürchten.

 

Welches sind die wichtigsten rechtlichen Risiken?

Immigration
Es geht hier um das Risiko, dass Arbeitnehmer keine gültige Arbeitsberechtigung im Zielland haben. Für Einwanderungs- und Visazwecke gibt es oft nur drei Möglichkeiten, nämlich Ferien, Geschäftsreise oder lokale Beschäftigung. Ein vorübergehendes Arbeiten im Ausland passt in keine dieser Kategorien. Braucht der Arbeitnehmer also eine Arbeitserlaubnis und wenn ja, welche Art von Visa? Ein falsches Handhaben der Immigration kann schwerwiegende Folgen haben. Die Ausübung von Arbeitstätigkeiten ohne eine gültige Arbeitsgenehmigung kann als Schwarzarbeit eingestuft werden, die schwer bestraft wird. Dabei können Bussen leicht mehr als CHF 5’000 betragen und sowohl die Unternehmen als auch die Arbeitnehmer treffen. Zu den weiteren Strafen kann ein mehrjähriges Einreiseverbot in das Zielland gehören.

Corporate Taxes
Die Arbeitnehmer könnten im Zielland eine sogenannte Betriebsstätte begründen (Permanent Establishment), das wäre der Albtraum jedes Unternehmens. Zwar mag das Risiko, eine Betriebsstätte zu begründen, gering sein, die Folgen für das Unternehmen sind aber unverhältnismässig hoch sind. Begründen Arbeitnehmer eine Betriebsstätte, so muss das Unternehmen den Gewinn anrechnen, eine Steuererklärung abgeben und die Corporate Taxes entsprechend abführen. Dazu muss sich das Unternehmen bei den örtlichen Behörden registrieren lassen und eine Steuererklärung einreichen. Falls die lokalen Steuerbehörden die Gründung einer Betriebsstätte geltend machen, wird das Unternehmen in der Regel versuchen, dagegen zu argumentieren. Dies kann eine langwierige und kostspielige Diskussion über das Bestehen der Betriebsstätte – und wenn ja, über den anrechenbaren Gewinn – auslösen. Diese Diskussion und der damit einhergehende Verwaltungsaufwand sind ein riesiger Nachteil der Gründung einer Betriebsstätte. Die Regeln für die Betriebsstätte waren schon immer unklar und sehr länder- und situationsspezifisch. Die Anwendung dieser Regeln auf die neue Arbeitsrealität, in welcher der Grossteil der Arbeit ausserhalb eines Büros verrichtet wird, erweist sich als noch schwieriger.

Einkommenssteuer
In einigen Ländern und in einigen Fällen kann es sein, dass die persönliche Einkommensteuerpflicht eines Arbeitnehmers nach einer gewissen Aufenthaltszeit im Zielland eine Lohnsteuerpflicht auslösen kann. Die Zeitfristen dafür können in einigen Ländern sehr kurz sein. Das ist für die Arbeitnehmer ein Risiko, welches sie aus administrativer und finanzieller Sicht gerne vermeiden möchten.

Sozialversicherung
Sozialversicherungsrechtlich bestehen zwei Risiken: Arbeitnehmer können einerseits aus dem Sozialversicherungssystem des Heimatlandes ausgeschlossen werden, andererseits aber zwingend in das Sozialversicherungssystem des Ziellandes aufgenommen werden, sodass im Zielland lokale Beiträge (vom Arbeitgeber und/oder Arbeitnehmer) zu entrichten wären. Das erste Risiko betrifft also die Arbeitnehmer, das zweite Risiko betrifft die Arbeitgeber. Diese müssen dann Sozialversicherungsbeiträge im Zielland berechnen und abführen, was eine Lohnabrechnung und Anmeldungen bei den örtlichen Behörden erfordert.

Datenschutzrecht
Es besteht ein datenschutzrechtliches Risiko beim Bearbeiten von Daten von Kunden und Mitarbeitern im Ausland. So könnten Sicherheitsvorschriften in der Schweiz und im Zielland verletzt werden. Es muss deshalb abgeklärt werden, welche datenschutzrechtlichen Grundsätze beachtet und eingehalten werden müssen. Es könnte auch Kundenverträge geben, die datenschutzrechtlich gewisse Anforderungen festlegen, z.B. dass Dienstleistungen in bestimmten Ländern nicht erbracht werden können.

Arbeitsrecht
Es besteht ein Risiko, dass die arbeitsrechtlichen Vorschriften des Ziellandes auf die Beschäftigung des Arbeitnehmers im Ausland anwendbar werden. Wenn im Arbeitsvertrag vereinbart ist, dass das Schweizer Arbeitsrecht gilt, so ist das zwar eher unwahrscheinlich. Aufgrund des Territorialitätsprinzips kann es aber sein, dass öffentlich-rechtliche Arbeitnehmerschutzvorschriften des Ziellandes dennoch zur Anwendung kommen. Dazu gehören beispielsweise Vorschriften zu Arbeits- und Ruhezeiten

 

Wie kann Remote Work Abroad erfolgreich umgesetzt werden?

Bis anhin musste das jeweilige Unternehmen pro Land jedes Risiko meist mit verschiedenen externen Dienstleistern kostspielig abklären lassen, was mitunter auch einen langatmigen Prozess ist.

Wir haben dafür das Startup-Unternehmen Vamoz AG gegründet und eine SaaS-Plattform entwickelt, die das Arbeiten im Ausland erleichtert. Die Lösung bietet rechtliche Transparenz, operative Effizienz und ein positives Employer Branding für Unternehmen, die eine einfache und rechtskonforme Möglichkeit suchen, Remote-Arbeit im Ausland zu verwalten.

 

Die SaaS-Lösung von Vamoz (www.vamoz.io) ermöglicht es Unternehmen, ihren Mitarbeitern die vorübergehende Arbeit aus der Ferne zu ermöglichen, indem sie den gesamten Prozess durch ihre webbasierte Anwendung rationalisiert. Die Plattform bewertet die rechtlichen und geschäftlichen Risiken und führt die Nutzer durch jeden Schritt des operativen Prozesses. Mitarbeiter können problemlos Anträge stellen, HR-Teams können fundierte Genehmigungsentscheidungen treffen, und Vorgesetzte haben einen umfassenden Überblick. Die Lösung verbessert nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, die Talentgewinnung und die Mitarbeiterbindung, sondern steigert auch die Produktivität. Darüber hinaus ermöglicht sie es Unternehmen, eine massgeschneiderte Richtlinie für vorübergehendes Arbeiten im Ausland zu erstellen und einzuhalten, was eine effektivere Personalverwaltung und Risikominderung möglich macht.

 

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