smart@work: Herausforderung Homeoffice meistern

Für viele Arbeitnehmer gehört das Homeoffice inzwischen zum Alltag. Dennoch ist das dauerhafte Arbeiten zuhause oftmals noch ungewohnt und kann allein deshalb eine Belastung darstellen. Unzählige Mail-Konversationen, stundenlange Video-Meetings und nicht enden wollende Arbeitstage bringen die Menschen zusehends an ihre Grenzen. In smart@work geben wir Ihnen hilfreiche Tipps, wie Sie sich die Arbeit im Homeoffice mit guter Struktur und klaren Regeln erleichtern und die Belastung reduzieren. 

Überstunden im Homeoffice

• Die Situation: Die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen im Homeoffice. Gleichzeitig herrscht allgemeine Verunsicherung am Arbeitsmarkt, da die Auswirkungen der Pandemie viele Firmen stark unter Druck setzen.
• Die Konsequenz: Viele Beschäftigte haben Angst, dass der Eindruck entsteht, sie arbeiten zuhause weniger als vor Ort in der Firma, wo Ihre Anwesenheit und Tätigkeit gesehen wird. Schon kurz nach Beginn der Corona-Krise vor einem Jahr kamen Studien zu diesem Schluss – wie hier auf LinkedIn. Vor allem jüngere Arbeitnehmer, die neu im Berufsleben sind, stehen unter grossem Druck und arbeiten deshalb deutlich über ihrer Regel-Zeit. Damit etwa gesehen wird, dass sie auch abends um 21 Uhr noch Mails versenden. Es sind Angst und Stress, die das Gefühl erzeugen, man arbeite zu wenig und in Folge zu chronischen Überstunden verleiten.
• Die Lösung: Es empfiehlt sich, seine effektive Arbeitszeit zu messen, um sich nicht vom eigenen Gewissen überlisten zu lassen. Zudem hilft eine klare Trennung von Arbeit und Privatem: Wer nicht nebenbei die Waschmaschine anschaltet oder schonmal Nudeln für die Mittagspause kocht, kommt seltener in die Lage, aus Schuldgefühl noch zwei Stunden länger am Laptop zu verbringen.

Zahlreiche virtuelle Meetings

• Die Situation: Die Koordination der Mitarbeitenden durch die Führungskräfte wird vom Büro ins Homeoffice verlagert, was oftmals zu mehr Meetings führt. Zudem haben sowohl Mitarbeitende und auch Vorgesetzte meist einen erhöhten Informationsbedarf, weil die kleinen Gespräche zwischendurch wegfallen. Ausserdem wird die nonverbale Kommunikation in Videoanrufen verzerrt, da Körpersprache und Mimik schwerer lesbar sind. Die gegenseitige Vertrauensbasis ist dadurch weniger greifbar, was zu Unsicherheit führt.
• Die Konsequenz: So wird von allen Beteiligten viel Zeit darauf verwendet, Dinge detailliert abzusprechen, sich rückzuversichern, nachzufragen und bisweilen mühsam einen über die Massen ausgewogenen Konsens zu finden. Der eigene und allgemeine Arbeitsfluss wird von den vielen virtuellen Treffen und Rückfragen unterbrochen und das wirkt ermüdend. Zudem können wir online keinen direkten Blickkontakt herstellen und sind stets von einem Gefühl der Unsicherheit begleitet, ob die anderen Teilnehmer aufmerksam bei der Sache oder abgelenkt sind, so Psychologen. Virtuelle Meetings sind also anstrengender.
• Die Lösung: Um zu viele Meetings zu verhindern, braucht es eine gute Planung. Bei jedem Treffen gilt es abzuwägen, ob es dafür ein virtuelles Treffen wirklich braucht. In vielen Fällen dürfte auch ein Anruf genügen, oder aber Inhalte und Besprechungsthemen werden gebündelt und mit ordentlicher Vorbereitung in wenigen Meetings effektiv abgearbeitet.

Überfüllte Videocalls

• Die Situation: Nicht nur hat es im Lockdown mehr Meetings gegeben, auch die Anzahl Teilnehmer ist um über 13 Prozent gestiegen. Durchschnittlich haben an jedem Videocall zwei Personen mehr teilgenommen. Die fehlende Erfahrung mit Videomeetings verleitet oftmals dazu, aus Unsicherheit einfach alle Teammitglieder oder eventuell vom Thema betroffene Kollegen einzuladen.
• Die Konsequenz: Wenn zu viele Menschen in einem Meeting sitzen und der Inhalt nicht für alle die gleiche Relevanz besitzt, entsteht Unruhe. Die jeweils betroffenen Mitglieder sitzen wie auf Kohlen, um ihre Hauptaufgaben zu erledigen. Das ist für sie selbst anstrengend, da ihr Stresslevel steigt – zugleich aber genauso für die anderen Teilnehmer, da sie unter Druck gesetzt werden und ihrem Anliegen vermeintlich wenig Gehör geschenkt wird.
• Die Lösung: Der Veranstalter trägt die Verantwortung dafür, zur Abhandlung der anstehenden Themen ein geeignetes Format zu finden und eine annehmbare Teilnehmerzahl zu bestimmen. Zudem können viele Informationen vorab ausgetauscht werden oder nach den Videocalls einzeln verarbeitet werden. Ebenso kann bestimmt werden, dass manche Team-Mitglieder nur optional teilnehmen oder lediglich für einen Teil des Meetings. Eine klare Verteilung der Rollen – wie etwa der aktiven Redner und Entscheidungsgestalter – ist ebenfalls hilfreich: Der Veranstalter sollte nicht aus hierarchischen Gründen oder auch unnötiger Rücksichtnahme Team-Mitglieder einladen, die im Endeffekt lediglich Informationen erhalten.

Überfüllte E-Mail-Postfächer

• Die Situation: Genau wie bei Videocalls werden im Homeoffice deutlich mehr Mitarbeitende in «CC» genommen und passiv informiert, damit sie stets möglichst über alles Bescheid wissen. Dabei wird ausser Acht gelassen, dass dies auch im Büroalltag nicht der Fall ist, zumal in der Regel nicht alle Mitarbeitenden ein und dasselbe Büro teilen. Der vermeintliche Informationsverlust ist in diesem Masse nicht vorhanden und muss deshalb nicht durch Mehrinformation ausgeglichen werden.
• Die Konsequenz: Per E-Mail sind die Menschen im Homeoffice im Grunde rund um die Uhr erreichbar und können dadurch nicht abschalten. Das gilt für Vorgesetzte und Angestellte gleichermassen. Die Vielzahl der Kanäle – von Mail über Trello und Slack bis hin zu Whatsapp, Telefon und Asana – sind ebenso Zeitfresser und Stressfaktoren. Für den Empfänger besteht stets die Möglichkeit, irgendeine Nachricht zu verpassen, sodass er eventuell geneigt ist, lieber überall einmal mehr nachzuschauen. Der Absender schickt unter Umständen dieselbe Information über mehrere Kanäle, um sicherzustellen, dass sie auch ja ankommt.
• Die Lösung: Firmen müssen klar definieren, von wem welche Informationen über welchen Kanal kommuniziert werden. Dabei ist es sinnvoll, die Erwartungen an die Reaktionszeiten abzustecken. So kann beispielsweise definiert werden, dass E-Mails nach 17 Uhr erst am Folgetag beantwortet werden müssen und in Ausnahmefällen eine Nachricht mit der Bitte um Rückruf auf dem Anrufbeantworter hinterlassen wird.

Allgemeine Empfehlungen

• Pausen machen: Wenn Sie merken, dass Ihre Konzentration nachlässt oder das Stresslevel Ihre Leistungsfähigkeit beeinträchtigt, empfiehlt sich eine kurze, wohltuende Pause von 5 Minuten.
• Grenzen setzen: Physische und psychische Grenzen zwischen Arbeitszeit und persönlicher Zeit schützen vor Überlastung: So erledigen Sie Ihre Arbeit vorzugsweise in einem separaten Raum oder Bereich, kleiden sich wie gewohnt für den Arbeitstag und halten sich an feste Zeiten.
• Routine finden: Im Umgang mit der neuen Herausforderung und einem möglicherweise erhöhten Stresslevel empfehlen sich gesundheitsfördernde Morgenrituale. Vom Yoga über Meditation bis zum Spaziergang – das weckt auch ihren Geist und erlaubt Ihnen einen weniger abrupten Übergang zwischen Aufstehen und Arbeitsbeginn.
• Gesundheit und Wohlbefinden beachten: Schlaf! Damit sich Ihr Körper und Geist von der Belastung erholen kann, ist ein ausgeglichener und ausreichender Schlaf von entscheidender Bedeutung. Tagsüber empfiehlt sich regelmässige Bewegung – Wissenschaftler sind sich einig, dass bereits 15 Minuten jedweder Form der Bewegung Ihre Stimmung heben und Ihr Energielevel spürbar steigern.
• Mit Kollegen und Vorgesetzten sprechen: Besonders, wenn die Belastung gross erscheint und das Vertrauen in die eigene Leistungsfähigkeit geprüft wird, hilft es oft, sich mit anderen Personen auszutauschen, die in einer vergleichbaren Situation sind. Vermeiden Sie es, das Thema Überlastung zu tabuisieren. Auch ihr Arbeitgeber wird lieber gemeinsam mit Ihnen Lösungen für eine Entlastung suchen, als dass Sie sich Überarbeiten und im Anschluss krankheitsbedingt ausfallen.